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Introdução

O Documento de Formalização de Demanda (DFD) é o documento inicial para dar início a um processo de aquisição de produtos ou serviços que não estão disponíveis na Casa de Oswaldo Cruz como resultado de uma operação anterior de compra. O DFD deve ser preenchido pelo setor requisitante, sendo o primeiro documento a ser inserido em um processo SEI de aquisição.

O DFD deve conter os seguintes elementos:

• a justificativa da necessidade da contratação;
• a quantidade de serviço ou produtos a serem adquiridos;
• a previsão de data em que deve ser iniciada a prestação dos serviços ou recebimento dos produtos;
• a indicação do servidor ou servidores para compor a equipe que irá elaborar os Estudos Técnicos Preliminares, e se necessário, daquele a quem será confiada a fiscalização dos serviços.

Estudo Técnico Preliminar (ETP)

Estudo Técnico Preliminar (ETP) é o documento que integra a fase de planejamento das contratações públicas e tem o objetivo de demonstrar a real necessidade da contratação, analisar a viabilidade técnica de implementá-la, bem como instruir o arcabouço básico para a elaboração do Termo de Referência ou Projeto Básico.

O Documento de Estudo Técnico Preliminar será exigido como parte do processo de aquisição de bens ou serviços em diversas situações.Predefinição:Notas1

Mapa de Risco (MR)

Para alguns tipos de contratação de serviços, notadamente aqueles envolvendo mão de obra com dedicação exclusiva, é necessária também a inclusão de documento de análise de riscos, resultando em um documento chamado Mapa de Riscos, que deverá ser incluído no processo.

A análise de riscos envolve as seguintes etapas:

• Identificação dos principais riscos que possam comprometer a efetividade do Planejamento da Contratação, da Seleção do Fornecedor e da Gestão Contratual ou que impeçam o alcance dos resultados que atendam às necessidades da contratação;
• Avaliação dos riscos identificados, consistindo da mensuração da probabilidade de ocorrência e do impacto de cada risco;
• Tratamento dos riscos considerados inaceitáveis por meio da definição das ações para reduzir a probabilidade de ocorrência dos eventos ou suas consequências;
• Para os riscos que persistirem inaceitáveis após o tratamento, definição das ações de contingência para o caso de os eventos correspondentes aos riscos se concretizarem; e

definição dos responsáveis pelas ações de tratamento dos riscos e das ações de contingência.

Recomenda-se que o Mapa de Riscos seja atualizado e juntado aos autos do processo de contratação, pelo menos:

• Ao final da elaboração dos Estudos Preliminares;
• Ao final da elaboração do Termo de Referência ou Projeto Básico;
• Após a fase de Seleção do Fornecedor; e
• Após eventos relevantes, durante a gestão do contrato pelos servidores responsáveis pela fiscalização.

Termo de Referência (TR)

O Termo de Referência, também chamado de Projeto Básico, é o documento em que o requisitante esclarece aquilo que realmente precisa, trazendo a definição do objeto e os demais elementos necessários à sua perfeita contratação e execução. O Termo de Referência deverá ser elaborado a partir do documento de Estudos Técnicos Preliminares, e encaminhado ao setor de licitações juntamente com uma requisição de compras. Devem ser utilizados os modelos de minutas padronizados de Termos de Referência e Projetos Básicos da Advocacia-Geral União, e adotados pela UFSCar. Quando o modelo de minuta não for utilizado, ou sofre alterações, a unidade requisitante deverá apresentar as devidas justificativas, anexando-as aos autos do processo.

Cumpre ao setor requisitante a elaboração do Termo de Referência, a quem caberá avaliar a pertinência de modificar ou não os Estudos Preliminares, a depender da temporalidade da contratação.

O Termo de Referência deve conter, no mínimo, o seguinte conteúdo:

• declaração do objeto;
• fundamentação da contratação;
• descrição da solução como um todo;
• requisitos da contratação;
• modelo de execução do objeto;
• modelo de gestão do contrato;
• critérios de medição e pagamento;
• forma de seleção do fornecedor;
• critérios de seleção do fornecedor;
• estimativas detalhadas dos preços, com ampla pesquisa de mercado aceita pela legislação vigente
• adequação orçamentária.

Mapa de competência de assinatura

Documento Assinatura Documento de Formalização de Demanda Setor requisitante Designação da equipe de planejamento da contratação Todos os integrantes da equipe de planejamento Estudo Técnico Preliminar Todos os integrantes da equipe de planejamento e autoridade competente Termo de Referência Todos os integrantes da equipe de planejamento e autoridade competente Mapa de Risco Todos os integrantes da equipe de planejamento Projetos/Plantas Profissional habilitado(engenheiro ou arquiteto) Planilhas Profissional habilitado (engenheiro ou arquiteto) e autoridade competente Cronograma Profissional habilitado (engenheiro ou arquiteto) e autoridade competente Requisição de Compras - RCO Setor requisitante e autoridade competente

Informações relacionadas

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Instrução Normativa nº 5, de 26 de maio de 2017. Dispõe sobre as regras e diretrizes do procedimento de contratação de serviços sob o regime de execução indireta no âmbito da Administração Pública federal direta, autárquica e fundacional.

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