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Introdução

O Documento de Formalização de Demanda (DFD) é o documento inicial necessário para dar início ao processo de aquisição de produtos ou serviços que não estão disponíveis na Casa de Oswaldo Cruz, em decorrência de uma operação de compra anterior. O DFD deve ser preenchido pelo setor requisitante e é o primeiro documento a ser inserido em um processo de aquisição no SEI.

Os elementos que devem constar no DFD são:

• Justificativa para a necessidade da contratação: É essencial detalhar o motivo pelo qual o produto ou serviço é necessário, considerando fatores como a urgência, a relevância para as atividades institucionais e a ausência de alternativas viáveis na Casa de Oswaldo Cruz.
• Quantidade de serviços ou produtos a serem adquiridos: A especificação precisa da quantidade é fundamental para garantir que a aquisição atenda adequadamente às necessidades do setor requisitante, evitando excessos ou insuficiências.
• Previsão da data para o início da prestação dos serviços ou do recebimento dos produtos: Indicar uma data realista para o início das atividades é importante para o planejamento e a continuidade das operações, além de facilitar a coordenação entre as áreas envolvidas.
• Indicação dos servidores responsáveis pela elaboração dos Estudos Técnicos Preliminares: É necessário designar os servidores que irão desenvolver os estudos, que servirão de base para a contratação, considerando suas competências e experiências.
• Fiscalização dos serviços: Caso a contratação envolva a execução de serviços, é recomendável indicar um servidor responsável pela fiscalização, assegurando que os padrões de qualidade e as condições acordadas sejam rigorosamente cumpridos.

Além desses elementos, o DFD também pode incluir informações como a estimativa de custo da contratação, a forma de pagamento proposta e possíveis fontes de recursos. É importante ressaltar que o preenchimento adequado do DFD contribui para a transparência e a eficiência do processo de aquisição, facilitando a análise e a aprovação das demandas.

Por fim, após a elaboração do DFD, é fundamental que o setor requisitante acompanhe o andamento do processo no SEI, garantindo que as etapas subsequentes sejam cumpridas dentro dos prazos estabelecidos e que a aquisição ocorra de forma eficaz.

Estudo Técnico Preliminar (ETP)

O Estudo Técnico Preliminar (ETP) é um documento fundamental na fase de planejamento das contratações públicas. Seu objetivo é demonstrar a real necessidade da contratação, analisar a viabilidade técnica de sua implementação e fornecer a base necessária para a elaboração do Termo de Referência ou Projeto Básico.

O ETP será exigido como parte do processo de aquisição de bens ou serviços em diversas situações. Essa exigência assegura que as decisões de contratação sejam embasadas em análises rigorosas, garantindo eficiência e transparência. 

Anotações: O ETP Digital é uma ferramenta inovadora que promove o planejamento integrado das compras, a redução de custos e a transparência nas contratações. Disponível para as unidades de compras, especialmente aquelas que atuam como requisitantes ou áreas técnicas de diversos objetos contratados, o sistema exige que essas unidades ajustem suas rotinas internas de planejamento para uma plena utilização do ETP digital em todos os seus processos de aquisição de bens e contratação de serviços e obras.

  Mapa de Risco (MR)

Para determinados tipos de contratação de serviços, especialmente aqueles que envolvem mão de obra com dedicação exclusiva, é necessária a inclusão de um documento de análise de riscos, resultando no chamado Mapa de Riscos, que deve ser anexado ao processo.

A análise de riscos envolve as seguintes etapas:

• Identificação dos principais riscos: Identificar os riscos que podem comprometer a efetividade do Planejamento da Contratação, a Seleção do Fornecedor e a Gestão Contratual, bem como aqueles que podem impedir o alcance dos resultados desejados.
• Avaliação dos riscos identificados: Mensurar a probabilidade de ocorrência e o impacto de cada risco, permitindo uma compreensão clara da gravidade de cada situação.
• Tratamento dos riscos inaceitáveis: Para os riscos considerados inaceitáveis, devem ser definidas ações que visem reduzir tanto a probabilidade de ocorrência dos eventos quanto suas consequências.
• Definição de ações de contingência: Para aqueles riscos que permanecerem inaceitáveis mesmo após as medidas de tratamento, é necessário estabelecer ações de contingência para serem implementadas caso os eventos se concretizem.
• Responsabilidade pelas ações: É fundamental designar os responsáveis pelas ações de tratamento dos riscos e pelas ações de contingência, garantindo que haja uma gestão adequada dos riscos ao longo do processo.

Recomenda-se que o Mapa de Riscos seja atualizado e anexado aos autos do processo de contratação em pelo menos os seguintes momentos:

• Ao final da elaboração dos Estudos Preliminares;
• Ao final da elaboração do Termo de Referência ou Projeto Básico;
• Após a fase de Seleção do Fornecedor;
• Após eventos relevantes durante a gestão do contrato, pelos servidores responsáveis pela fiscalização.

Termo de Referência (TR)

O Termo de Referência, também conhecido como Projeto Básico, é o documento em que o requisitante define claramente suas necessidades, especificando o objeto da contratação e os demais elementos essenciais para sua execução eficaz. Este documento deve ser elaborado com base nos Estudos Técnicos Preliminares e encaminhado ao setor de licitações, acompanhado de uma requisição de compras.

É fundamental utilizar os modelos de minutas padronizados de Termos de Referência e Projetos Básicos da Advocacia-Geral da União. Caso o modelo padrão não seja utilizado ou sofra alterações, a unidade requisitante deverá apresentar justificativas adequadas, anexando-as aos autos do processo. Cabe ao setor requisitante a elaboração do Termo de Referência, além de avaliar a necessidade de modificar os Estudos Preliminares, dependendo da temporalidade da contratação.

O Termo de Referência deve conter, no mínimo, os seguintes elementos:

• Declaração do objeto: Definição clara do que se deseja contratar.
• Fundamentação da contratação: Justificativa que embasa a necessidade da contratação.
• Descrição da solução como um todo: Explicação abrangente sobre como o objeto atenderá às necessidades identificadas.
• Requisitos da contratação: Especificações necessárias para garantir a qualidade e a adequação do que será contratado.
• Modelo de execução do objeto: Estratégia para a implementação do que foi contratado.
• Modelo de gestão do contrato: Planos para a administração e supervisão do contrato.
• Critérios de medição e pagamento: Indicadores que serão utilizados para avaliar a entrega e o desempenho do fornecedor, além das condições de pagamento.
• Forma de seleção do fornecedor: Método que será utilizado para escolher o fornecedor adequado.
• Critérios de seleção do fornecedor: Requisitos que o fornecedor deve atender para ser considerado.
• Estimativas detalhadas dos preços: Pesquisa de mercado abrangente e aceita pela legislação vigente, com a apresentação de valores estimados.
• Adequação orçamentária: Demonstração de que a contratação está alinhada ao orçamento disponível.

Requisição de Compra (RCO)

A Requisição de Compra (RCO) é um documento crucial no processo de aquisição de bens e serviços dentro de instituições públicas e organizações. Ela formaliza o pedido e inicia a tramitação para a compra, garantindo que todos os requisitos legais e administrativos sejam seguidos. Elementos da RCO:

• Identificação do requisitante: Informações sobre o servidor ou setor que está solicitando a compra.
• Descrição do Objeto: Detalhamento claro dos bens ou serviços a serem adquiridos, incluindo especificações técnicas, quantidade e características.
• Justificativa da necessidade: Explicação do motivo pelo qual a compra é necessária, alinhando-se às metas e objetivos institucionais.
• Tipo de aquisição: Indicação do tipo de compra (como pregão, dispensa de licitação, etc.), o que orienta os procedimentos a serem seguidos.
• Orçamento: Estimativa de custos, que deve estar de acordo com o planejamento orçamentário da instituição.
• Prazo de entrega: Definição de quando os bens ou serviços são esperados, permitindo um melhor planejamento das atividades.

Procedimentos:

• Aprovação: A RCO deve passar por um processo de aprovação, que pode incluir a análise de diferentes setores, como financeiro e procuradoria, para garantir que todos os aspectos legais e orçamentários estejam em conformidade.
• Envio ao setor: Após a aprovação, a RCO é encaminhada ao setor responsável pela condução do processo de aquisição.

Mapa de competência de assinatura

Documento Assinatura Documento de Formalização de Demanda Setor requisitante Designação da equipe de planejamento da contratação Todos os integrantes da equipe de planejamento Estudo Técnico Preliminar Todos os integrantes da equipe de planejamento e autoridade competente Termo de Referência Todos os integrantes da equipe de planejamento e autoridade competente Mapa de Risco Todos os integrantes da equipe de planejamento Projetos/Plantas Profissional habilitado(engenheiro ou arquiteto) Planilhas Profissional habilitado (engenheiro ou arquiteto) e autoridade competente Cronograma Profissional habilitado (engenheiro ou arquiteto) e autoridade competente Requisição de Compras - RCO Setor requisitante e autoridade competente

Justificativa da Contratação

• Deve ser breve e baseada na conveniência, necessidade e oportunidade da contratação.
• Deve focar os objetivos que se pretende alcançar e os impactos positivos da contratação para a instituição, seus servidores e para a comunidade.

Informações relacionadas

Instrução Normativa nº 73, de 5 de agosto de 2020. Dispõe sobre o procedimento administrativo para a realização de pesquisa de preços para a aquisição de bens e contratação de serviços em geral, no âmbito da administração pública federal direta, autárquica e fundacional.

Instrução Normativa nº 5, de 26 de maio de 2017. Dispõe sobre as regras e diretrizes do procedimento de contratação de serviços sob o regime de execução indireta no âmbito da Administração Pública federal direta, autárquica e fundacional.

Portal de Compras do Governo Federal.